Publicações

Publicações selecionadas sobre sistemas integrados de gestão.

Robinson Klein - CEO da Cigam

Computerworld - Agosto de 2016

Quanto se gasta ao não ter controle sobre processos operacionais, arcando com erros e retrabalho?

Evandro Wist, Diretor da SWM Consultoria - Junho de 2016

É comum, quando um empreendedor abre um novo negócio, ou mesmo em épocas de crise, que desenvolva um protecionismo exagerado sobre a empresa. Aquele medo de que as coisas saiam do controle.

Computerworld, Agosto de 2013

Muitas companhias de pequeno e médio porte ainda controlam os negócios em planilhas, especialista destaca que o custo dessa tecnologia está caindo e também há opções em nuvem para melhorar a gestão das operações.

Computerworld - Abril de 2013 

Vantagem competitiva, compatibilidade de sistemas, simplificação de processos, redução de risco técnico e segurança garantem um ambiente mais saudável.

Você levou anos para fazer com que seus sistemas ficassem perfeitos. Por que “se arriscar” em atualizá-los?

Orlando Norio, Agosto de 2013, www.administradores.com.br

Sistema integrado de gestão empresarial - ERP elimina os processos manuais e diminui o tempo de execução das tarefas. Padroniza os processos operacionais e melhora o fluxo da informação, aumentando a qualidade, a produtividade e, de quebra, reduz o tempo de execução total e o tempo de resposta a clientes

Robinson Klein, Diretor de Mercado da CIGAM, Setembro de 2012

Este artigo, escrito em 2012 por Robinson Klein, Diretor de Mercado da CIGAM Software Corporativa, descreve a evolução dos sistemas integrados de gestão -ERP. Coloca de maneira objetiva a história e as tendencias futuras da ferramenta.

Jaime Sender, Diretor da Lumic Consultoria, Outubro de 2011

Este artigo, escrito em 2011 por Jaime Sender para  a Lumic Consultoria e seus clientes, sugere ao empresário ou executivo alguns pontos de reflexão no momento de tomar decisões relativas a aquisição de um sistema integrado de gestão.

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Quanto custa não investir em tecnologia para a gestão?

 

Computerworld - por Robinson Klein*

Quanto se gasta ao não ter controle sobre processos operacionais, arcando com erros e retrabalho?

Que a tecnologia é fundamental para melhorar a gestão e a operação de negócios dos mais variados segmentos, já não resta dúvidas. Entretanto, um “senão” ainda paira sobre muitas decisões de compra nesta área: o custo.

É verdade que sistemas e equipamentos tecnológicos podem exigir investimentos consideráveis, sim. É também notável as melhorias que este aparato traz para o negócio: de fato, uma pesquisa da consultoria Alberdeen Research mostra que empresas que utilizam um software de gestão (ERP) são 73% mais produtivas do que as que não o fazem, e têm redução de 18% nos custos operacionais e de 16% nos custos administrativos.

Já a TNS Research indica que companhias de 11 países que investem em tecnologia, incluindo sistemas, mobilidade, Big Data e computação em nuvem, crescem até 53% a mais em receita do que as demais. O Gartner, por sua vez, defende a digitalização dos negócios como inevitável e afirma que o esforço para produzir mais com menos recursos tecnológicos pode barrar o avanço das empresas.

Outro estudo, intitulado The Era I Enterprise: Ready for Anything, mostra que, na opinião de 300 executivos de 10 verticais da indústria, a TI facilita interação com o consumidor e potencializa o trabalho, melhorando a produtividade, competitividade e ampliando a geração de receita.

Não são poucos os exemplos comprovados da eficácia da tecnologia aplicada às operações corporativas. Para melhorar a análise, tomemos como foco somente os sistemas de gestão. Para uma companhia, a avaliação da compra de um ERP deve começar pelo questionamento de quanto custa não tê-lo, o que equivale a perguntar quanto custa não ter controle sobre todos os processos, do backoffice ao ponto de venda, passando por todos os departamentos, documentos, procedimentos e pessoas.

Qual o custo de não automatizar tarefas que podem perfeitamente ser executadas por um software, disponibilizando recursos humanos para ações estratégicas? Quanto se gasta ao não ter controle sobre processos operacionais, arcando com erros e retrabalho? Qual a perda por não ter à mão dados claros para a gestão assertiva de todas as áreas do negócio?

 

A compra de um ERP representa um custo, mas a opção por não ter este tipo de sistema – ou por adquirir o mais barato - também não sai de graça. Um software de gestão capaz de automatizar processos, que gere informações gerenciais precisas que auxiliem na eficácia organizacional, resolva sozinho a complexidade das regras fiscais, reduzindo falhas e o risco tributário, e seja fácil de usar, potencializando a produtividade de todos os departamentos, tem relação direta com ganhos de competitividade.

O contrário também é real: um sistema de gestão que falhe no controle de acesso, na integração dos dados e na automatização dos processos aumenta os erros de operação, eleva os índices de retrabalho e exige a disponibilidade de mais pessoas com mais experiência. Resumindo, eleva os gastos e reduz a eficiência das equipes, o que pode resultar na entrega de produtos ou serviços insatisfatórios. 

Benefícios como a satisfação dos clientes, segurança fiscal, eficiência operacional, informação gerencial de qualidade, ganho de competitividade são imensuráveis. Já o custo de não ter tudo isso é a tomada de decisão errada, a perda de venda, a queda na receita, e isso sim pode ser posto na ponta do lápis - e não será barato. 

Investir em tecnologia é qualificar e potencializar o negócio. Não investir é correr riscos que podem custar dinheiro, tempo e esforços. O balanceamento da equação está na escolha pelo investimento correto, que  não será caro, nem barato: será certeiro.

(*) Robinson Klein é CEO da Cigam

 

Evandro Wist, Diretor da SWM Consultoria

1- Deixe de ser um centralizador e incentive o rendimento da equipe. 

É comum, quando um empreendedor abre um novo negócio, ou mesmo em épocas de crise, que desenvolva um protecionismo exagerado sobre a empresa. Aquele medo de que as coisas saiam do controle. É, mas se você concentrar tudo em si mesmo, duas coisas podem acontecer:
Elas saírem do controle;
Ou sua empresa vai estagnar


Durante a vida de uma organização, é importante garantir que as pessoas possam ter autonomia e, principalmente, determinar em quais pontos do processo a alta gerência deve monitorar e intervir, caso haja necessidade.

 

Para isso, é preciso ter informações sobre quando e como as coisas acontecem.


Mas isto não significa que você deva fazer tudo, pois isto limitará sua empresa à sua capacidade de “despachar” demandas.


Crie mecanismos e indicadores que o alertem quando algo se afastar do planejado, ao invés de ter que conferir ponto a ponto tudo o que acontece.
  
2- Diminua o tempo que gasta em trabalhos repetitivos e automatize-os. 
Uma equipe que faz mais em menos tempo é uma equipe mais eficiente.

 

Este é um fato. Se ela é eficiente, alguém pode pensar que mais trabalho = mais eficiência. Este é um mito.


Henry Ford, fundador da Ford Motors Company, realizou estudos, já em 1926, que apresentaram o seguinte resultado: quando você reduz as suas horas diárias de trabalho de 10 para 8 horas e encurta a semana de trabalho de 6 para 5 dias, a sua produtividade aumenta.


Isto prova que se você ou sua equipe estiverem estressados por uma alta carga de trabalho, tornar-se-ão ineficientes.


A solução é buscar maneiras de agir e ferramentas que façam o processo fluir melhor e que diminuam a quantidade de stress sobre a equipe. Os processos e as ferramentas devem permitir que as pessoas direcionem o foco de atenção na razão de existir da empresa, reduzindo assim a carga de tarefas repetitivas e aumentando a eficiência e a produtividade de cada membro de sua equipe.


Em outras palavras, você precisa formar uma equipe que seja mais estratégica do que operacional.
 
É preciso lembrar-se de uma das grandes leis do mercado: tempo é dinheiro! E tempo mal administrado custa dinheiro.
 

3- Analise dados ao invés de adivinhá-los
Existem pessoas que são geniais e parecem adivinhar o que os clientes querem. Geniais, sim. Profetas, não.


A maioria dos executivos de sucesso aprendeu a ouvir o que os consumidores querem.


As empresas investem cada vez mais em perguntar, pontuar e monitorar dados de preferência dos seus clientes, estatísticas sobre seu próprio passado e presente e, assim, conseguem projetar ações futuras.

 

Para manter-se dinâmica e atualizada, uma empresa precisa ter, ao alcance da equipe de gestão, informações em tempo real que possibilitem um diagnóstico completo de passado e presente, além de auxiliar no planejamento de ações futuras.
 
4- Faça o mais fácil primeiro.
Todas as empresas enfrentam inúmeros desafios. Faz parte do cotidiano.

 

Quando falamos de eficiência, precisamos lembrar que ela deve ser tornar uma cultura, um comportamento.


Resolver pequenos problemas e ir gradualmente aumentando a complexidade dos assuntos abordados é uma boa estratégia de aprendizado e compreensão de uma cultura eficiente. Você pode começar sanando pequenas ineficiências e avançar gradualmente sobre as maiores. Quando chegar ao principal desafio, estará muito mais preparado.
 
5- Reserve um tempo pra pensar e refletir. 
Atingindo um bom nível de eficiência, inevitavelmente você terá mais tempo livre. E não é nenhum pecado! Valorize este tempo. Não deixe de reservar momentos lendo ou conversando com amigos, colegas e familiares sobre coisas do cotidiano.


Boa parte das grandes ideias e das grandes soluções surge espontaneamente e não por você estar mergulhado em grandes problemas ou em busca da Grande Ideia.
 

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Muitas companhias desse segmento ainda controlam os negócios em planilhas, especialista destaca que o custo dessa tecnologia está caindo e também há opções em nuvem para melhorar a gestão das operações.

A informatização é um grande desafio para as pequenas e médias empresas (PMEs). A busca por um sistema de gestão empresarial (ERP) pode ser a solução para organizar pagamentos, estoques e melhorar a administração dos negócios. Hoje existem várias opções dessas soluções no mercado e uma das alternativas que vem sendo buscada por esse segmento são os pacotes em nuvem. 

 

O especialista nessa área Orlando Oda, administrador de empresas e presidente do Grupo AfixCode, aponta dez principais motivos para as PMEs investirem num ERP. "A palavra investimento leva a pensar imediatamente na relação custo x benefício. Primeiro se levanta o custo e depois se analisam os benefícios", diz ele. 

 

O executivo destaca que se o custo for alto, muitas vezes as empresas nem fazem a análise dos benefícios. Neste contexto, a alternativa usual para as PMEs em relação a um ERP costuma ser as boas e velhas planilhas.

 

"O custo de um sistema ERP é alto e os benefícios nem sempre são quantificáveis de forma exata. O custo da planilha é praticamente zero, portanto comparar com o custo do ERP desestimula a análise dos benefícios", afirma Oda. 

 

Por esta razão muitas PMEs desistem de investir nessa tecnologia sem ao menos levantar os benefícios. Ele relata abaixo dez razões para investimento nessa tecnologia.

 

1 - Centralização do controle

 

Tudo no universo tem um centro, tanto no sistema solar como nos átomos. Múltiplos centros levam à desorganização. A empresa também deve ter um centro de controle. O ERP centraliza as informações de todos os processos e diferentes departamentos em um único banco de dados.

 

2 - Evitar situação de calamidade operacional

 

O aumento do volume das transações e o uso intensivo de planilhas, leva ao descontrole total e até a situação de colapso operacional. A consequência final pode ser o fechamento da empresa.

 

3 - Custo do uso das planilhas

 

Qual é o custo do uso da planilha e suas limitações? A resposta é o custo da mão de obra gasto tendo que digitar a mesma informação em dois ou mais lugares. Custo do retrabalho devido a erros causados por falta e demora da informação.  A eliminação destes custos é um dos grandes benefícios do uso de um sistema ERP.

 

4 - Visão ampla e geral da empresa

 

O sistema integrado de gestão proporciona ao gestor uma visão geral da empresa em um lugar só porque eliminam as diversas planilhas, uma para cada tarefa ou departamento. Consegue mostrar prontamente as informações mais importantes para a tomada das decisões e planejamento.

 

5 - Fluidez nos processos

 

No processo manual, uma venda é lançada na planilha de cliente. Lança a baixa na planilha de controle de estoque e atualiza o saldo do estoque. Depois atualiza a planilha financeira, e assim por diante. O sistema ERP faz todas estas operações de forma automática e sincronizada, dando fluidez aos processos, eliminando o desperdício de tempo, mão de obra e material.

 

6 - Aumento das vendas

 

No controle por planilhas, o orçamento é lançado mas não é verificado se teve a confirmação do recebimento, se teve retorno, etc, o que leva ao esquecimento e perda da venda. No ERP existe mecanismo de verificação automática para que isso não aconteça. O sistema emite diariamente relatório das propostas, sua situação e medidas a serem tomadas.

 

7 - Melhora a gestão

 

Imagina uma venda encadeando a emissão da NF, a separação do produto e expedição, baixa no estoque, verificação do estoque mínimo, gera uma ordem de compra, atualiza o sistema financeiro para controlar os gastos e recebimentos. Isto permite controlar os gastos, planejar as tarefas, controlar o cronograma e assim por diante.

 

8 - Flexibilidade

 

A grande vantagem das pequenas empresas está na agilidade e flexibilidade de adequar-se às necessidades de mercado ou condições impostas pelos compradores. Na hora de escolher um ERP é preciso buscar softwares que permitam fazer as adequações necessárias para manter a flexibilidade dos negócios.

 

9 - Pensar no longo prazo

 

Um ERP é investimento a longo prazo. O fornecedor de sistema será o seu parceiro por muito tempo.  Procure por um fornecedor que tenha tradição, experiência, estrutura e qualidade no suporte aos usuários. Selecione o sistema que proporcionará o melhor custo-benefício através do tempo de utilização do sistema.

 

10 - Obsolescência tecnológica

 

Para que o sistema não fique obsoleto e o investimento não seja perdido em curto prazo, o software precisa ser atualizado constantemente para acompanhar a evolução tecnológica. Se não, em breve, você estará com um dinossauro nas mãos.

 

Nem sempre as pequenas empresas precisam de todos os módulos que compõem o pacote do ERP. Neste contexto há alternativas de soluções implantadas modularmente e também as opções em nuvem de acordo com a necessidade e adicionadas conforme o crescimento dos negócios. Além de reduzir o investimento inicial, isso facilitara implantação de um sistema ERP nas pequenas empresas, iniciando-se uma nova cultura na empresa.

 

 

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Vantagem competitiva, compatibilidade de sistemas, simplificação de processos, redução de risco técnico e segurança garantem um ambiente mais saudável.



Você levou anos para fazer com que seus sistemas ficassem perfeitos. Por que “se arriscar” em atualizá-los? Seu sistema CRM te dá as informações que você precisa, quando você precisa. Seu sistema ERP parece estar dando conta do recado.



Em compensação, quão perfeitos estão seus sistemas? Talvez você ainda dê entrada em informações de forma manual, porque seu software de gerenciamento de estoque não sabe ler scanners. Seu sistema CRM está te dizendo a receita de cada cliente, mas não te permite acompanhar a projeção de pedidos para que você garanta que sua produção just-in-time realmente esteja em ordem. Então, há realmente esse “risco”?

Você precisa que seus sistemas trabalhem em tempo real. Não tema a atualização! Atualizando-se, você pode:



1 - Manter ou melhorar sua vantagem competitiva: sistemas atualizados te permitem estar em linha com as últimas inovações, alavancando o aumento de oportunidades.



2 - Assegurar a compatibilidade de sistemas: sim, aqueles desktops que usam versões antigas do Windows ainda funcionam bem. Enquanto isso, sua equipe de vendas está exigindo os últimos handhelds com diferentes plataformas e de última versão. Na hora que o time de vendas precisa enviar um pedido de volta à fábrica, eles precisam fazer download dele e salvá-lo em um formato que os computadores do depósito possam entender. Você não preferiria que o time de vendas se concentrasse somente em vender?



3 - Simplificar os processos para aumentar a eficiência dos negócios: nós não estamos salientando o ROI aqui, nós apenas estamos falando em eliminar o excesso de trabalho para que seus colaboradores possam fazer o que eles foram contratados para fazer.



4 - Reduzir seu risco técnico: o gerenciamento de ciclo de vida de software é a forma como as empresas fazem para garantir que eles sempre possam suportar as últimas versões. Se você não fizer a atualização, ficará sem suporte.



5 - Torne seus advogados felizes: roubo de dados corporativos não é mais um “se”, é um “quando”. Seus sistemas antigos são muito, muito fáceis de serem hackeados, justamente pela segurança não ser um problema “nos velhos tempos”.



Nós sabemos que a ideia de se atualizar é às vezes assustadora. Você acredita não ter o orçamento nem o tempo necessário e não quer se arriscar em ter interrupções dos sistemas. Além disso, seu medo de se atualizar cai significativamente se você já fez alguma aproximação prática em relação à integração. Lembre-se também que os consultores de seus fornecedores já viram de tudo. Eles estão no campo de batalha todos os dias, vendo o que acontece quando um sistema ERP está na versão 1.2 e o sistema CRM (sob um gerente de TI diferente) está na versão 6.65a. Toda a razão de ser deles é para ajudar você.



Por que não ter a última versão de tudo, atualizada, quando não há nenhum risco?



*Reportagem publicada na edição impressa da Computerworld de abril/2013​

Copyright 2013 Now!Digital Business Ltda. 





 
 

Orlando Norio,  www.administradores.com.br

 

Sistema integrado de gestão empresarial - ERP elimina os processos manuais e diminui o tempo de execução das tarefas. Padroniza os processos operacionais e melhora o fluxo da informação, aumentando a qualidade, a produtividade e, de quebra, reduz o tempo de execução total e o tempo de resposta a clientes

Um estudo feito pela Mckinsey mostra o impacto das várias decisões sobre os resultados operacionais: uma diminuição de 1% nos custos fixos aumenta em 2,3% a lucratividade; a diminuição de 1% nos custos variáveis aumenta o lucro em 7,8%; 1% de aumento nas vendas pode aumentar 3,3% nos lucros; 1% de aumento nos preços pode aumentar em 11% a lucratividade. Como tomar este tipo de decisão sem dispor de informações confiáveis e sem poder fazer uma simulação baseada em dados reais atualizados?

 

O que vem a ser sistema  ERP (Planejamento de Recursos Empresariais).

O principal benefício que uma implantação do sistema integrado de gestão ou ERP (Enterprise Resource Planning) apresenta é a otimização na utilização dos recursos humanos e materiais com a diminuição dos desperdícios de tempo e materiais.  Evidentemente,  a otimização dos recursos e redução do desperdício não dependem só de um sistema, mas qualquer otimização traz sempre enormes ganhos e redução de custos.

Vamos imaginar uma empresa com 100 funcionários. Se cada pessoa desperdiçar uma hora por dia (estou sendo muito otimista) significa 100 horas/dia, ou seja 100 horas divididas por oito horas/dia de trabalho = 12,5 pessoas que não trabalham na empresa. Se a implantação de um ERP permitir que cada pessoa deixe de perder uma hora por dia teremos o mesmo  ganho de 100 horas/dia ou mais 12,5 pessoas trabalhando por dia.

Isto é realmente possível? Creio que sim. Quando não há integração dos processos, existem muitas “paradas” à espera de autorização, informação, confirmação,  redundância de entrada de dados (redigitação) gerando erros, retrabalhos desnecessários que resultam em mais tempo perdido e custos.

Imagina agora uma venda gerando uma ordem de serviço ou fabricação, requisição de mão de obra,  peça ou material e faz a baixa automática no estoque. O sistema emite a NF-e, o romaneio para a separação, verifica se o estoque está abaixo do mínimo, gera uma requisição de compra, alimenta o sistema financeiro para controlar os gastos  e recebimentos. Isto permite planejar, controlar os  gastos, otimizar os processos  de  produção e assim por diante.

 

Quando implantar um sistema ERP

Para saber se realmente sua empresa precisa implantar um ERP, basta fazer algumas perguntas. Segue abaixo exemplos de alguns questionamentos. Depois é só estimar quanto tudo isto está custando ou deixando de ganhar em um ano,  comparar com o custo de aquisição, implantação e manutenção do ERP de um ano e chegar a uma conclusão. Não precisa de nenhuma consultoria especializada para fazer isso. Veja:

- Obtenho as informações atualizadas e confiáveis de forma rápida e segura sem aquelas reuniões improdutivas ou sem ter que fazer aquelas cobranças estressantes?

- Obtenho as informações atualizadas e confiáveis de forma rápida e segura sem aquelas reuniões improdutivas ou sem ter que fazer aquelas cobranças estressantes?

- Estou perdendo vendas e clientes porque não tenho informações atualizadas e confiáveis?

- Estou desperdiçando tempo, material e dinheiro devido a erros operacionais e retrabalhos?

- Entrego no prazo combinado e entrego o que vendi? 

- Onde está o meu gargalo dentro do ciclo total, da venda, produção, entrega até o recebimento? 

- Qual é o tempo total gasto no ciclo de venda até a entrega e recebimento?

- Quais são os produtos ou serviços que não geram resultados?

- Quanto e o que tenho no estoque ou qual são os produtos com pouco giro? 

- Sei exatamente o que tenho para receber e a pagar hoje? Amanhã?  Daqui 30 dias?  

 

Estudar, planejar antes de implantar um Software de Gestão Empresarial

A decisão da escolha de um software de gestão empresarial não pode ser somente baseada no preço e nas características técnicas do sistema. Há necessidade de considerar outros aspectos.

 

Considerar a empresa e a cultura da empresa antes de implantar um sistema.

A empresa é constituída de pessoas. O sistema será operado por usuários. Não adianta comprar uma Ferrari se a finalidade for para transportar mercadorias. Cada ramo de atividade exige uma forma de conduzir o negócio. São formas e hábitos de trabalhar que constituem a cultura da empresa. São conhecimentos, habilidades e valores culturais conquistados ao longo dos anos que não podem ser perdidos na implantação de um sistema.

 

Planejar o processo de seleção do sistema de gestão empresarial.

Tendo na mente a empresa, as pessoas e a forma de operar o negócio, elaborar uma lista dos requisitos necessários para a empresa. Destacar os requisitos indispensáveis, necessários mas adaptáveis.  Nas demonstrações dos sistemas focar nos requisitos indispensáveis. Pontuar o nível de atendimento de cada quesito para poder analisar todos os fornecedores. Testar o sistema por alguns dias, fazer uma simulação real. Levantar as customizações necessárias poder atender cem porcento. 

 

Participar ativamente do processo de implantação do sistema de gestão.

Os problemas na implantação acontecem na implantação do sistema. O ERP não é como um carro, precisa ser parametrizado para poder funcionar de acordo com as  necessidades. A empresa não conhece o sistema, o consultor de implantação não conhece a empresa. Sem a participação ativa do gestor e dos funcionários não é possível configurar o sistema adequadamente para operar de acordo com as necessidades da empresa.

 

O fornecedor do sistema e os serviços de manutenção e suporte aos usuários.

Os usuários de um ERP são os funcionários de diversos departamentos que necessitarão de serviço de manutenção e suporte para solucionar diversos problemas operacionais. Mudanças na legislação, na tributação, novos produtos, nova politica de preços, novos negócios, etc, etc. O sistema precisa melhorar e crescer junto com a empresa, além disso, evoluir para não ficar obsoleto tecnologicamente em curto prazo (menos de um ano). A parceria com o fornecedor do sistema será por vários anos. Por causa disso, escolher um bom fornecedor é mais importante do que o sistema em si.

 

Os resultados obtidos com a implantação de um sistema ERP

Um estudo realizado com várias empresas demonstram os resultados obtidos com a implantação do ERP - sistema de gestão empresarial: 32% de redução de estoques; 27% de redução de pessoal; 26% de aumento da produtividade; 20% de redução no tempo de ciclo de ordens; 19% de redução de tempo no ciclo de fechamento contábil/financeiro; 14% de redução no custo de TI; 12% na melhoria do processo de suprimentos, etc. (fonte: FILHO, LC, Implantação de sistemas ERP, São Paulo, Atlas, 2001)

 

Os benefícios da implantação de um sistema ERP

Diminui custos operacionais e dos retrabalhos porque elimina a necessidade de inputar a mesma infomação duas vezes utilizando duas pessoas, diminuindo também os erros. Elimina a principal causa da falta de confiabilidade das informações porque os dados vindos de dois departamentos não se casam.

Elimina os processos manuais e diminui o tempo de execução das tarefas. Padroniza os processos operacionais e melhora o fluxo da informação, aumentando  a qualidade, a produtividade e, de quebra, reduz o tempo de execução total, o tempo de resposta a clientes, além de melhorar a qualidade do retorno dado ao cliente.

Mais informações com mais qualidade e confiabilidade agiliza a tomada de decisões que passam a ser mais rápidas e seguras. Tudo isto contribui para diminuir o tempo gasto em reuniões, diminuir as incertezas,  reduzir  estoques, reduzir custos,  etc. Investir em tecnologia ERP pode significar ganhos em todas as áreas da empresa.

 

Vale a pena tentar.

 

Robinson Klein, Diretor de Mercado da CIGAM 

 

 

O ERP é uma ferramenta tecnológica de gestão empresarial, utilizada por empresas do mundo todo. No princípio surgiram aplicativos com finalidades direcionadas para funções específicas nas empresas, operando como 'ilhas departamentais'. Os destaques ficavam na área administrativa, entre os quais Contabilidade, Controle Patrimonial, Estoque, Contas a Pagar/Receber e Folha de Pagamento. Na parte industrial somente grandes corporações utilizavam sistemas MRP (Material Requirement Planning), para planejamento das necessidades de materiais.



A década de 80 deu início ao uso de computadores em rede, alavancando aplicações mais robustas e dando início a um grau maior de integração entre os aplicativos. O MRP evolui para MRPII (Manufacturing Resource Planning), planejamento dos recursos de manufatura.



História

A interface destes sistemas era meramente caractere, ou seja, apenas textos de uma fonte única, algumas vezes até coloridos, mas nada melhor do que isto. A popularização dos sistemas para empresas menores iniciou com o sistema operacional MS-DOS, que rodava nos PCs (computadores pessoais). As informações não tinham grande integridade, uma vez que banco de dados robustos não eram ainda realidade para pequenas corporações. A maioria desses aplicativos no Brasil utilizava o repositório de dados DBASE, popularizado pela linguagem de programação Clipper.



Na década de 90 a interface evoluiu juntamente com a disseminação do Windows, com recursos gráficos poderosos e a introdução do mouse, retirando o reinado absoluto do teclado, até então.

Embora movimentar o cursor na tela com o mouse exigisse ter que abandonar temporariamente o teclado, mesmo assim os usuários se renderam aos encantos do 'ratinho'.



Nessa década começa a difusão do ERP (Enterprise Resource Planning) ou SIGE (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, no Brasil). Esta nova solução exige integração total e por isto elimina a fase anterior de 'ilhas departamentais'. Os ganhos de uma integração forte são visíveis: eliminação da redundância de informações e de atividades, eliminação de retrabalhos e erros de digitação, maior segurança e redução de fraudes, informações mais rápidas, precisas e com maior qualidade, apoio rápido a tomada de decisões e, por conseguinte uma resposta mais rápida ao mercado. Na prática esta integração forte não deixa que um erro seja colocado 'embaixo do tapete', pois quando ocorre é propagado no sistema, e costuma-se dizer que no ERP o erro 'grita'.



Muitas empresas haviam desenvolvido suas próprias soluções de ERP, no entanto a grande maioria foi forçada a substituí-las em decorrência do 'bug do milênio', na virada do século.



No ERP, como a informação passou a ser integrada, a qualidade de preenchimento também passou a ter uma exigência muito maior, e desta forma requerendo maior esforço por parte dos usuários, uma vez que sua informação alimenta os processos seguintes da corporação. Para complicar ainda mais este nível de exigência, o governo passou a requerer estes preciosos dados com o objetivo de realizar cruzamento de informações entre as relações clientes-fornecedores dos contribuintes. Essas exigências iniciaram como IN68, depois IN86, SINTEGRA e atualmente estão sendo reorganizadas no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).



Implementação

Com todas estas exigências, implementar um ERP, treinar seus usuários, parametrizar as regras de negócio e de atendimento fiscal passou a ser um grande desafio, complexo e de muito envolvimento.

Os fabricantes de ERP precisaram perceber que a vida do usuário não estava mais nada tranqüila. Para tornar a vida do usuário mais fácil foi necessário se adaptarem a essas exigências, mas sendo criativos nas interfaces do sistema. O sistema não pode mais ser apenas passivo, precisou evoluir para ser um parceiro do usuário, precisa tratar do serviço pesado, das complexidades fiscais inerentes. Felizmente agora o sistema operacional já havia evoluído, a interface gráfica já disseminada.

A complexidade tributária cria uma série de complicações ao usuário, por isto os sistemas nativos levam vantagem sobre os sistemas importados, pois já possuem mecanismos intrínsecos para facilitar estas operações. É muito ruim ao usuário precisar entrar em telas separadas para complementar dados fiscais, tais como retenções de tributos, por ex. Além disto, só os sistemas nacionais refletem plenamente no fluxo de caixa as nuances das exigências fiscais.



Interface simples e amigável

O ERP também evoluiu para simplificar a interface do usuário, trabalhando mais com gráficos e imagens, afinal valem por 1000 palavras. Muitos sistemas passaram a representar dados com apoio de 'geoprocessamento', isto por si só é uma grande revolução, tanto do ponto de vista de prospecção de clientes, avaliações de atuação no mercado, quanto para logística de entrega de produtos e serviços.

Agora outras novidades estão surgindo, tais como o avanço da computação móvel e telas touch-screen, basta ver o sucesso do iPhone da Apple. Parece que até o mouse está com os dias contados, pois as telas de toque já são realidade e seu tratamento já está incorporado nas novas versões do Windows e de outros sistemas operacionais.

Ao longo do tempo o ERP teve desdobramentos em outras siglas não menos importantes, tais como: CRM (soluções de relacionamento de clientes), BI (Business Intelligence), SOA (Arquitetura Orientada a Serviços), BPM (Business Process Management).

Recentemente está sendo muito comentada a computação 'nas nuvens' (cloud computing), que basicamente consiste em oferecer todo serviço de software remotamente, sendo que os dados estarão armazenados em servidores externos à corporação. Este modelo determinou o SaaS (Software as a Service), ou seja, o software oferecido como serviço, pronto para usar. Há uma grande promessa neste modelo, pois no caso do ERP teremos uma considerável redução da complexidade de instalação e preparação de ambiente, incluindo parametrizações básicas conforme a área de atuação da corporação e de acordo com sua situação geográfica, e, por conseguinte suas obrigações fiscais e acessórias.

Este modelo aliado ao treinamento à distância (EAD), podem proporcionar uma nova experiência aos usuários, permitindo uma implementação de ERP muito mais rápida e tranqüila, com redução substancial de custos para quem adquire

O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão

 

Jaime Sender, Diretor da Lumic Sistemas de Gestão

Este artigo sugere ao empresário ou executivo alguns pontos de reflexão no momento de tomar decisões relativas a aquisição de um sistema integrado de gestão.

 

Investigue antecedentes do fornecedor

Verifique em outras empresas se o fornecedor de ERP costuma cumprir o cronograma de implantação apresentado. Há alguns que ultrapassam em mais de 100%, habitualmente, o número de horas de consultoria estimado na proposta comercial. Nesse caso, o cliente não tem como reagir, pois o contrato de prestação de serviços protege estes fornecedores.​



Armadilhas na negociação comercial

Preste atenção se, na negociação, o fornecedor de ERP concedeu descontos significativos para fechar o negócio. Não há “milagre” neste ramo, assim como não existe em outras áreas de negócios. O desconto, frequentemente, é ‘compensado’ na diferença entre as horas planejadas de consultoria de implantação e as que são efetivamente realizadas. Ou seja, o ERP, aparentemente mais barato, fica mais caro com o excesso de horas de implantação no cliente.



As funcionalidades prometidas existem mesmo?

Pesquise se as funcionalidades necessárias para atender as expectativas de sua empresa estão realmente presentes no sistema ofertado. Deficiências técnicas e inadequação do software, em alguns negócios, são sanadas com custos adicionais para o cliente.



Muita atenção no contrato de manutenção e suporte

Descubra se o contrato de manutenção mensal proposto cobre tanto o suporte ao cliente como as atualizações tecnológicas. Muitas vezes, o cliente tem de optar por suporte ou atualização, mas isso não fica claro no contrato. Novamente, há um custo embutido não declarado.



Avalie, também, se o contrato de manutenção cobre as atualizações fiscais, ou seja, novos impostos e taxas, ao menos no âmbito da União e Estado. A Nota Fiscal Eletrônica é um exemplo do que deveria ter sido fornecido ao cliente sem desembolso adicional.



O Help-desk do fornecedor tem restrições?

Informe-se se o suporte telefônico ao cliente tem alguma limitação de horas mensais de utilização. Em alguns contratos, há um teto mensal de horas para este suporte. Excedida a franquia, as horas adicionais são cobradas. O cliente corre o risco, então, de gastar mais mensalmente do que havia projetado.



Pesquise também se o suporte telefônico tem alguma limitação de tempo por chamada. Por que, nestes casos, excedido este tempo, um consultor visitará o cliente e cobrará tanto o tempo de deslocamento como o tempo mínimo da visita. Mais custos não previstos.



Verifique se são utilizados majoritariamente métodos modernos de suporte ao cliente, como o acesso remoto via web.  Muitas empresas preferem forçar visitas presenciais faturáveis.



A equipe de implantação é madura?

Cheque se os consultores enviados para a implantação são experientes. Alguns enviam profissional júnior, que leva mais tempo para realizar as tarefas.  O cliente somente deve aceitar pessoal júnior ou em treinamento se estiver acompanhado de um consultor experiente. E só deve pagar as horas de trabalho do profissional sênior.



Tecnologia moderna ajuda e muito...

Verifique se a linguagem de programação utilizada no desenvolvimento do ERP é tecnologicamente moderna. Alguns utilizam linguagens ultrapassadas, que restringem o desempenho e aumentam os custos. O ERP deve funcionar em qualquer plataforma tecnológica, sistema operacional e banco de dados de mercado.



Pesquise se estão disponíveis ferramentas de integração e automatização “nativas” no ERP selecionado. Não aceite improvisações em seu ERP. O cliente deve procurar um sistema que disponha do ferramental “nativo” e que permita integração com qualquer outro, independentemente de sua plataforma, sistema operacional ou banco de dados. Flexibilidade para integração e automatização é essencial, pois não se sabe hoje quais serão os futuros desafios da empresa.



O fornecedor se responsabiliza pela totalidade da solução?

Descubra se as funcionalidades para atendimento de exigências fiscais são do próprio ERP ou solução de terceiros. O cliente deve ficar atento para não ter que discutir com dois fornecedores, simultaneamente, se houver dúvida ou problema.



Confirme se, pelo menos, as funcionalidades básicas do ERP são do mesmo fornecedor. Soluções de terceiros agregadas ao produto, às vezes, não têm suporte nem garantia. O cliente deve ficar atento para não ficar “órfão” se houver problemas técnicos.



Qual o real tamanho da base instalada do fornecedor da solução?

Verifique se a base instalada do fornecedor de ERP é significativa o suficiente para assegurar longevidade do produto. O cliente também deve observar se as outras empresas adquiriram realmente um ERP completo ou só uma pequena parte dele (por exemplo, o módulo de Folha de Pagamento), mas que são contados como base instalada.



Cuidado com soluções importadas de outros países.

Apure se o fornecedor do ERP tem razoável vivência no mercado brasileiro. Falta de amadurecimento pode afetar, por exemplo, o atendimento às questões fiscais e tributárias.


Busque um fornecedor com foco no porte da sua empresa.

Descubra se o porte fornecedor do ERP é compatível com o de sua empresa. Nada pior do que ser apenas um número na lista de clientes de seu fornecedor. Escolha quem possa dar um tratamento mais personalizado, se possível. Lembre-se de que será uma relação de longo prazo.



É facil de usar?

Investigue se há recursos amigáveis para a emissão de relatórios de saída do sistema. O sistema deve ter um gerador de relatórios de fácil operação e que exija somente breve treinamento do usuário. Também deve propiciar fácil pesquisa de dados e a sua exportação em editores de texto e planilhas de cálculo.



Treinamento é essencial.

Confirme se há facilidades para processo de ensino-aprendizagem, tanto para os funcionários do fornecedor como para seus clientes.



Atente também para facilidades via Web para ministrar treinamentos e informações completas sobre os módulos que compõem o ERP, minimizando, assim, os custos de contratação de consultores. O cliente deve lembrar que sua própria equipe crescerá, mudará e que haverá custos para treiná-la permanentemente.



Cuidado para não ultrapassar o seu orçamento.

Confirme se os valores de investimentos apresentados já incluem todos os impostos e taxas. Verifique também se tais valores consideram uma previsão das horas e despesas de deslocamento de consultores ou outros custos extras. O cliente pode usar como variação aceitável dos investimentos em consultoria algo em torno de 20% em relação ao valor estimado.



Customizações tomam tempo e dinheiro.

Pense sobre a real necessidade de proceder a customizações. Procure selecionar um ERP altamente parametrizável, o que evitará customizações, quase sempre caras e insatisfatórias. O cliente deve evitá-las e tentar se adaptar ao padrão do ERP selecionado.



Sistemas tem que ser atualizados frequentemente.

Verifique a frequência e a metodologia de atualizações rotineiras do sistema. Devem-se procurar sistemas que permitam a atualização pelos próprios usuários, após breve treinamento.



Vá com calma.

Planeje a aquisição de um ERP considerando uma vida útil mínima de cinco anos. Os investimentos e o desconforto durante o processo de implantação são consideráveis, mas os resultados podem ser satisfatórios desde que tudo seja planejado e executado com cautela.